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建立联系协作应用程序在数字化转型中的作用

责任编辑cres 作者Matthew Finnegan 来源企业网D1Net  2020-02-11 10:05:57 原创文章 企业网D1Net

如今越来越多的企业发现与遍布全球的员工保持联系变得越来越困难采用协作工具变得越来越重要尽管有许多协作工具可以做到这一点但要使所有员工参与进来并朝着同一个方向发展需要计划和毅力
 
无论是在网上销售商品的零售商还是希望赋予一线员工更多权力的企业有一个主题在业务发展中越来越普遍数字平台现在是成功的基础而其成功取决于可以随时随地进行实时协作的员工
 
由于企业员工分布广泛劳动力流动性更大近年来许多企业不得不迅速转变方向以保持竞争力这项工作的关键是使用最新的沟通和协作工具有效共享信息和想法的能力诸如Slack之类的实时消息传递应用程序诸如Skype for Business之类的视频会议应用程序以及诸如Dropbox之类的在线文件共享应用程序的兴起为企业提供了许多可用来支撑业务发展和连通性的工具
 
尤其是越来越多地采用基于团队的协作软件和改进的业务流程已帮助企业业务变得更加敏捷
 
调研机构IDC公司研究总监Wayne Kurtzman说“采用团队协作应用程序的公司报告称它们显著提高了团队和个人生产力加快了上市时间并更快地实施了项目”
 
但是让员工朝着同一方向行进甚至使用相同的软件做到这一点这并不容易企业高管充分意识到了现代数字工具对支持其员工队伍的重要性因此发现这些工具需要与员工在办公室外所依赖的应用程序和设备相匹配
 
更好的网络连接意味着更聪明更敬业的员工
 
Kurtzman说“现在消费者希望通过快速就能购买和退货当这些消费者工作的时候他们期望获得同样的协作交流和完成工作的便利就像他们在家里在社区或家庭工作时一样”
 
研究机构德勤公司的一份调查报告表明近80%的企业高管认为员工体验同样重要但只有22%的高管称自己的公司为员工创造了良好的工作环境
 
这种差距表明随着企业在数字环境中寻找合适的工具来保持员工的生产力和幸福感它们正越来越多地投入到工作中
 
这样做对吸引和留住企业员工都至关重要Kurtzman说“毕竟为什么他们比在家工作更容易进行协作?在工作场所之外获得相同的沟通协作和完成工作的能力是有意义的”
 
Gartner公司副总裁Jeffrey Mann在最近的一份研究报告中表示为员工提供的数字体验应该与客户的数字体验相匹配
 
Mann写道“员工经验常常是业务和应用程序领导者的事后想法他们忽略了从营销和客户关系管理中获得的有关客户体验的经验证的课程与员工的相关性用来创造满意客户的许多相同技术都可以用来鼓励富有成效的员工”
 
例如住宅和设施服务提供商Valet Living公司采用Facebook的Workplace企业社交网络现在用于连接分布在美国40个州的6,000名员工(其中90%为兼职)其部署帮助更快地让新员工熟悉业务
 
Valet Living公司首席人事官Henry Toledo说“可以理解的是在我们采用在线协作工具之前以一致而彻底的方式招募员工非常困难”
 
他表示“员工可以通过他们在个人生活中已经熟悉的平台来获得相关的培训材料我们知道为员工提供成功所需的技能并为我们的客户提供一致的体验至关重要因此我们创建了培训资源库其中包括在线培训数据库Valet U为所有新员工提供了机会”
 
他指出使用数字协作工具连接分散的劳动力的能力从而带来了切实的业务收益并减少了员工流动
 
他说“随着我们在整个组织内的合作日益加强我们注意到联系性与采用协作工具服务的员工保留率稳步上升之间存在着直接的关联我们看到自一年前推出Workplace以来员工保留率增加了20%这证明了我们有能力避免员工跳槽”
 
Weight Watchers公司企业传播高级副总裁Stacie Sherer发现该公司在2018年向全球18000名员工推广Workplace有助于内部知识共享
 
Sherer说“我们曾经遇到的最大的问题或挑战之一就是我们如何将所有员工组织在一起工作?我们如何打破不同地理位置之间的孤岛以及如何打破企业总部与所有外地员工之间的孤岛?他们可能每周只工作几个小时但希望感受更多的事物”
 
她表示员工对此举表示赞赏她说“一位员工表示‘我感觉我在其他国家或地区的同事的陪同下工作我认为我非常了解他们因为更好地建立了联系’因为员工可以提供自己的个人资料并且除了关注工作协作和沟通的所有小组以外还有围绕个人兴趣的小组因此将以其他方式认识其他同事”
 
合作文化
 
现在许多企业意识到需要改善协作以保持竞争力毫不奇怪在社交软件和协作工具上的支出一直在增长根据调研机构Gartner的调查预计2023年将达到48亿美元这几乎是2018年27亿美元支出的两倍
 
波士顿咨询集团对大约40个数字化转型的调查发现专注于文化变革作为其数字化转型项目一部分的企业其财务成功率(90%)比忽略文化的企业(17%)高得多
 
例如金融软件供应商Intuit公司正利用其转型努力更多地关注创新而不是管理基础设施Intuit公司首席信息官Atticus Tysen表示“数字化转型既是一种思维方式也是一种文化转变同时又是一种商业和技术转变”
 
该公司一直在使用Slack的工作流协作应用程序来促进员工之间的想法共享无论他们身在何处Tysen说“Slack是我们通过近乎即时的信息传递将全球员工连接到不同地点的一种工具同时也为志同道合的个人或团队创造了一个不需要长时间开会或发送大量电子邮件就可以进行持续对话的领域使用Slack我们正在使思维方式和文化转变找到更多的机会来大规模有效地工作”
 
数据分析机构Splunk公司是Slack的另一个用户也有类似的经历
 
Splunk公司负责学习和发展的副总裁Fred McAmis说“对于我们来说Slack是真正开始改变沟通文化的希望”
 
在部署应用程序之前Splunk公司依靠各种不同的工具进行通信他说“在以往我们的营销部门采用一种工具而产品和工程部门采用另一种工具当新任首席技术官入职之后他选择了在工程部门采用Slack它最初是一个试点项目很快就在整个组织内推广开来如今简短而有针对性的即时消息可帮助团队推进项目Slack是实时的工具而相比之下电子邮件是非常正式的工具”
 
改进的协作流程还有助于企业随着业务规模的发展保持敏捷McAmis说“在Splunk我们的员工基数逐年增长这意味着必须保留企业员工的宝贵经验”
 
他说职业发展的明确途径可以帮助员工保持工作积极性此外还为企业的各个级别的员工提供了一个Slack渠道的领导力课程
 
McAmis说“虽然培训是主要活动但我认为学习会得到加强因此我们使用Slack来补充培训内容并为我们的员工保持联系并为自己学习知识提供了一种方法Slack使我们能够快速共享知识并创建知识数据库”
 
更大的推动力面向一线员工的数字工具
 
近年来数字化转型的大部分焦点都集中在办公室工作人员上但是企业软件供应商现在为更广泛的员工提供协作通信和生产力工具例如零售制造和医疗保健行业人员这些一线服务和任务工作者代表了许多组织的新兴投资领域
 
微软公司尤其如此自2018年底以来该公司更加关注一线员工的工作环境微软公司负责现代职场垂直业务的公司副总裁Emma Williams表示“全球大部分一线员工目前获得技术服务严重不足我们提供的是一种可定制的体验它真正关注的是基于其角色的移动优先的员工”
 
微软公司在其Teams协作工具中添加了大量新功能以吸引一线员工使用这些新增功能包括新的移动应用程序功能与第三方调度应用程序的集成以及员工“赞赏”工具
 
总部在弗吉尼亚州的Ferguson公司是一家管道服务公司该公司利用Teams成功地吸引了一线员工该公司推出了Teams并推动了向基于渠道的通信的转变这种方式有助于通过更快更有效的信息共享改善客户服务
 
对于必须回答客户问题反复检查库存并通常协助购买的展厅顾问而言这一变化尤其重要
 
Ferguson公司业务流程总监Tony Morris解释说“在以往展厅顾问不得不打电话联系或亲自到后台仓库去寻找实物产品并问仓库管理人‘我在寻找这种产品;我们有吗?’对于客户而言这并不是一个很好的体验这可能需要等待一些时间”
 
借助Teams通道Ferguson公司的销售人员现在可以使用他们的移动设备将信息请求快速发送至后台从而使他们能够更好地关注客户Morris说“他们可以继续为客户提供服务但是可以通过Teams应用程序直接获得反馈因为他们可以将信息提供给客户而无需让客户等待更长的时间”
 
这种变化可以带来更高的效率更敬业的员工以及更快乐的客户
 
尽管许多企业才开始为一线员工提供这样的工具但是随着业务案例变得更加清晰可能还会有更多的资金投入
 
Kurtzman说“我们正在开始让每名员工成为知识工作者这可以让企业的协作运行得越高效能够将更多的想法付诸实施”
 
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关键字协作 数字化转型

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