当前位置CIO频道新闻中心 → 正文

蓝色光标CIO毛磊高效在家办公指南

责任编辑jcao 作者曹建菊 来源企业网D1Net  2019-02-28 15:43:00 本文摘自企业网D1Net

由企业网D1Net中国企业数字化联盟和信众智(CIO智力共享平台)共同主办的消费零售业CIO线上大会于2月28号成功举办,蓝色光标集团CIO毛磊 分享了主题为“高效在家办公指南”的远程办公高效之道

以下为速记

毛磊大家好2020年出的新型肺炎疫情使得很多人被迫待在家里如何在家利用远程办公工具实现高效的办公呢?那么今天我来做一些经验分享

我是来自蓝色光标的IT负责人毛磊我们公司有5千多名员工分布在不同的城市远程办公在线协同是我们的一个常态在这中间我们积累了很多的经验

我今天分享的内容包括四个方面

第一如何在家保持良好的工作状态?

第二团队管理者如何让日常工作高效稳定的运转?

第三如何围绕文档充分的对其信息开展一些复杂的协同?

第四我们的IT部门如何做好保障和支持工作?

在家办公的时候你会发现环境不同成员不同相应受到的影响因素也会比较多那么在这种环境下怎么能够调整自己的状态很快速的进入到一种工作的状态呢?我给的建议是增加一些工作的仪式感比如说我们单位原来是9点钟上班6点钟下班在这种情况下在家也希望按照这个时间点来实现9点钟坐在办公桌前6点多用一个打卡的东西告诉自己下班了

在正式上班之前最好给自己换一身服装从居家的换成一个职业装让自己感觉到说我要去上班了在家里头给自己找一个环境相对安静的地方把桌面整理干净腾出一个合适办公的环境如果自己喜欢喝咖啡的可以给自己泡上一杯咖啡提醒自己我们从现在开始进入到工作状态这种心里的暗示会给自己快速的转变角色从家庭转换到工作使自己的状态恢复到工作的状态

在工作的安排上推荐大家使用日历来安排自己的工作当然这个日历有很多种工具一会儿我也会结合我们使用的系统做一个展现日历的关键一个是让自己有时间上的安排还有一个是让团队的成员知道你什么时间有空什么时间是在忙工作如果说你需要联系到一个不是很了解的同事那可能会需要用到通讯录查他的联系方式跟他进行语音或者在线的文字沟通

我们公司在很多年以前就开始了移动办公系统建设主要的建设思路是使用腾讯公司提供的企业微信作为统一的门户把我们很多的系统的移动端对接过去所以后面的展现我们可能会用企业微信的一些功能界面进行展现

现在大家看到的这个界面就是企业微信的桌面程序的这个界面它的左侧是一排功能性的按钮包括自己的头像消息通讯录日历日程以及待办这一块是集成的各种应用应用分成两大类一种是企业微信自带的应用第二种是企业可以通过集成方式集成到里头的比如说这一些应用都是企业微信自带应用后半部分是我们公司自己开发的程序或者我们采购的SaaS服务跟它做的对接

这个是微盘相当于是一个网盘的概念这些是它的设置保持企业微信的在线状态方便你的同事找到你能够进行快速的沟通这是我们想提到的第一条

下面我们讲讲 如何让日常工作高效稳定运转大部分的组织都是在计划驱动下比如我们会有年度计划月度计划最常见的是周计划周计划一般是基于上周的工作总结比如说我们团队要求员工在每周周五下班前提交周报周报里会总结上一周的工作以及下一周的工作安排我们是鼓励员工自觉的去开展工作所以很多情况是让员工自己定目标定计划组织提供的是支持和氛围同时通过协调把这种个人的计划跟公司的整体计划进行结合来推动整体绩效的提升

在周五周报的基础上我们会在周一会开周例会在家办公时周例会我们只能通过远程会议方式比如视频会议或者语音电话会议来实现会议的内容

再开周例会的时候为了使会议的效果好我们一般会推荐在会议前准备好会议需要的内容包括和大家预约一个时间如果是例行会议建议时间尽可能的固定下来这样会对其他参与会议者形成一定的习惯跟约束比如说大家都约定周一的上午十点半我们开周例会这个时候大家就会在日常工作安排的时候会把这个时间给腾出来准备好会议的材料甚至有必要的话要把我们会议计划达成的共识以纪要的形式先写出来这样方便在讨论的时候集中精力尽快的达成共识

会议材料一定要提前的给到大家这样在会议中我们更多的时候是进行讨论而不是再去阅读材料整个会议我们希望是一般在半个小时之内结束然后会后要把会议达成的共识要么列入待办要么就形成会议的纪要往下去落实

这里面我做一下系统的演示第一个演示场景安排会议安排会议在企业微信里头会有一个在群聊天里可以直接建立“会议邀请”点开“会议邀请”就可以安排会议的时间比如说安排在下周一上午十点半这里头有一个好处就是说参与者可以是这个群的群体人员这样的话就不需要再去选择到底哪些人参与或者有在线的会议方式有语音也有视频这样就点出去就可以发出邀请了这是一个入口

还有一个地方可以安排会议点到工作台工作台里头有一个会议大家在这里会看到两种会议形式

一种叫“预约会议”比如像我们刚才说到的那种周例会这种预约会议跟我们刚才看到的页面大体会很相似但是稍微有点点差异比如说这里的参与人这个参与人就是从组织的架构里头去选择当然了它也可以从群聊里头去选择这个群的人这个是预约会议

还有一种会议在我们日常工作中可能商量好说我们马上开个会议对某个事情进行沟通那叫“立即开会”点开“立即开会”你就会看到我发起的一个会议然后选择参与人去邀请他参与进来这个就是会议的一个界面

第二个会议形成的纪要这是会议纪要的一个模板里头包含了会议的时间地点以及与会人员这种协同型的文档它最大的特点是沟通与文档进行了结合比如说这里头这个@@人名意味着我们会提醒这个人这个文档是需要他参与进来的比如说在这儿@一个我的同事这样他就会知道这个会议纪要跟他是有关系的会议纪要里头重要的是结论以及执行的安排具体这项工作是谁?这是我们说的会议纪要

回到PPT会议之后大家根据自己的工作安排以及部门的工作安排进行开展工作在工作过程中需要经常性的做一些沟通沟通有两种大的方式一种是同步沟通大家一起来进行语音或者视频的沟通刚才也做了一个展示

还有一种是进行“群”的沟通是一种异步的沟通包括群沟通邮件沟通这些都是异步沟通就是说发出信息的人跟接收信息时间不是同一时间接收人可能过一段时间会回复异步的好处是一方面能够讲清沟通事情另一方面不打乱工作节奏还有重要的是两个人沟通是点对点沟通但是如果这两个人沟通内容跟整个团队工作内容有关这种情况为了信息共享我们会鼓励大家用群沟通方式两个人在群里说话其他人在围观这个信息可能跟自己的工作是有关联的那么这种群沟通是在家办公的时候尤其提倡因为在家办公经常遇到的问题是信息沟通的不够

充分群沟通很大情况弥补信息共享

群沟通也有注意事项比如不同的主题建立起不同的群避免群里面的内容太杂乱哪怕是相同的人因为不同的主题为了使信息的集中跟构想建议还是建不同的群

第二个如果说沟通里头群很多确实很私聊的事情建议不要放在群里头因为怕给别人造成一些信息的负担造成一些噪音

比如说我们部门同样的这个部门我们设置了不同的群组有IT部的公告通知群专门发面向全员的公告通知这样的话方便大家看有我们针对服务的有专门的关于IT服务的运营与讨论甚至我们有自己的周例会的一些群

企业微信里头还有一个群是非常有特色的这个是叫做“全员群”“全员群”的特色有两个第一个是说这个群里头的人员随着员工的进进出出不同阶段进来的新员工他都能够自动的进入到“全员群”你并需要去维护“全员群”每个人新员工进来会自动进入“全员群”这是第一个特点

第二个特点一般的群新进入者是无法看到之前的发言的但是“全员群”例外“全员群”新进入的员工依然可以看到之前的所有发言这个是公司“全员群”的特点

大家可能会有担心说公司“全员群”几千个人甚至有的大公司有上万的人在一个群里头会不会形成很多的杂音并且有没有可能会失控呢?为了解决这个问题其实还有一个功能就是我们可以开启群里头的全员禁言大部分的人是不能发言的只有少数的人包括群主跟指定的发言者可以在群里头发言这样能够非常有效的控制住全员群使全员群既起到它积极的一面同时也避免的出现一些尴尬的局面

然后我们说一下这个报告制度原先大家在公司办公的时候我们采取的是周报但是我们在家办公的时候我们会推荐采取“日报”的方式因为大家都没见面所以一天在干什么?其实是很难看得到通过“日报”能够使工作的情况在团队里头得到一个分享领导也知道员工在干吗同时我们也鼓励员工每天花5分钟的时间对自己的工作进行一下总结提炼

关于“日报”有两种方式如果说是一个小团队并且提倡信息的共享的我的推荐是说用微文档里头的工作日报如果是一个很大的团队比如说几百人的大家层级很明显一个一个层级不同层级之间需要有汇报关系但是相互之间没有必要做很多横向的沟通这个时候推荐用“汇报”模式的工作日报一会儿我会做系统的展示

我们部门提倡的是共享所以我们会要求大家把日报直接发到部门群里头进行公开的相互之间可以阅读的方式我取一个我自己的工作例报看来企业微信的后台出现了一些故障使得工作日报无法正常的打开这个可能跟用户数量的激增有很大的关系

我现在介绍汇报形式出现的工作日报汇报是一个独立的模块我们这里新建了两个模块第一个是健康日报第二个是工作日报这个工作日报的内容包括了今日工作明日计划以及最后一块是汇报给谁你可以汇报给多人勾选以后然后选择提交这样的话领导就能够在他的汇报群里头看到这个信息领导看到的界面是在汇报的记录里头他能够查到每个员工给他的一个汇报这是之前的一份汇报这个只是我们当时做测试的使用不是我们的一个正式内容我们部门最后没有选择这样的一个方式更愿意选择一个共享文档的方式来实现日报的作用有的团队喜欢用这种方式能够很快速的去查到一个人某天的日报

我们对这一篇进行小结团队通过文档会议以及日报周报的方式实现了日常工作的高效稳定的运转

下面我们讲一讲另外一个话题就是“如何围绕文档充分的对齐信息”刚才提到的周报会议纪要也都提到了一个工作叫做微文档微文档是一个系统的在线协作的一种文档它的在线协作性主要体现我们以工作清单为例我们的协作性体现在在这篇文章上面第一在编辑的时候可以@某个人使他了解这个信息这是一个第二个把这份文档可以通过这个分享的方式分享到某个群里头在群里头拥有链接的人也可以打开文档进行编辑我们的应用经常是这样的一种应用场景我把这个任务分配给某一个同事然后让这位同事上来自己编辑写清楚这个任务的要点注意事项预估的完成时间这样能够实现一个协同如果再加上视频会议比如说这一个复杂的工作我们提前编辑好了任务分解完了以后通过开视频会议再进行桌面共享的方式让大家同时看到这个文档同时进行不同的编辑使得会议的内容准确的达成共识并且方便执行这是我们常说的在线的方式通过文档来实现信息的充分对齐

其次文档的共享刚才微文档更多的是在于编辑在于文档的共享我们还可以通过这种微盘来实现比如说我们把IT系统有关的使用手册全部放到一个文件夹里头把它分享给全员分享的时候大家可以注意我们可以进行群的文件权限的控制比如说他可以浏览他也可以编辑不同的人设置不同的权限来保障这个文件的安全性

以上两个更多的是在讲怎么用远程办公的工具后面我们谈一谈作为IT部门怎么做好保障与支持

谈到保障与支持IT部门面对疫情我们最应该做的一件事情就是帮助公司统计员工的健康情况这里刚才提到了汇报的工具我们有健康日报的模板通过健康模板去搜集员工的信息然后进行汇总方便公司快速的了解公司员工的情况

第二个做好员工在家办公的支持员工在家办公很多人在使用工具的程度上面是有差异的我们建议可以用在线培训的方式教大家怎么样用好在线培训呢企业微信有一个很好用的工具叫做“在线直播”你先建一个群在群里头就有一个直播工具你点开需要设置直播的主题同时他可以控制观看的权限比如说你可以让只有企业内部成员可观看当然了如果说你的直播内容不存在着信息的保密希望广泛的传播那也可以设置不限制观看权限还有就是观看直播以后可以形成“回看”这个都是好的一种方式来进行“群直播”

之前我就在公司的“全员群”里头做了一次直播直播最后的效果是累计有700多人在线观看这个比我们日常组织的在线下培训效果会好很多并且效率高很多成本几乎为零

第二个是给员工提供多个渠道的服务包括在线提供服务在线服务以及服务的邮箱公布服务的热线还有一种是提供远程的协助因为员工在家里头如果说他电脑出了问题你很难办你没有办法到他现场去解决用远程协助的方式是一个比较好的方式远程协助呢企业微信里头也提供了这个工具就是这儿可以请求远程的协助对方也可以邀请远程去协助需要员工在设置里头做个开通在这个设置环节里头有一个通用设置通用设置里头有一个“远程协同”把这个要打开由于我们的工程师也是在家如何来实现工程师对于IT服务的质量保障我们需要跟踪IT的服务质量并且工程师由于也是在家所以我们建议建立起一个群进行“群沟通”比如说我们建立了一个“IT服务运营群”把我们所有参与IT服务的人都放在这个群里头及时的对遇到的问题进行沟通对于IT服务的质量跟踪我们采取了另外一个系统这个系统是我们之前已经使用的叫做“客服系统”对所有来的IT服务形成工单然后对它进行跟踪管理我们重点看的是IT服务质量就是员工对我们服务的评价多少人做了评价解决情况一次性的解决率这里头我们看一下本月的从2月1日到今天为止我们提供的服务数量是707个服务员工给我们的评价74%员工给我们评价5分因为1-5分5分算是最高分员工对我们的评价还是比较高的这是做好员工在家办公的支持

第三层面IT部门自己还要做好后台工作包括两个层面第一个是基础设施包括机房网络这些的巡检以及保障可以用远程的工具一方面是做巡检还有一方面设置预警报警及时的去处理故障

第二个是软件开发我们之前使用了一块项目管理系统来实现我们的软件敏捷开发管理这里包括我们怎么设置产品线设置项目团队研发团队以及测试团队去维护需求需求的评审以及开发测试最后提交上线这是我们IT部门如何做好保障与支持

最后还想跟大家沟通一件事情就是信息安全大家都远程办公远程办公依赖于网络依赖于云依赖于我们的IDC这个信息的安全问题就会越发的突出对于员工来说最基础的是帐号和密码很多员工我们会推荐他给自己设置一个强密码但经常有员工反馈强密码经常忘记我们又会给他建议说怎么样去设置一个好记忆的强密码呢?这里头算是一种思维方式比如选择一句你自己喜欢的诗然后用诗的每个字母的头字母再加上一些变化再加上自己喜欢的数字来构成一个强密码并且还很好记忆比如说主席的一句诗“叫做一长雄鸡天下百”这里头取前四个字一就是Ycxj首字母做大写再加上今天的日期0228这样就构成强密码强度也够也非常好记忆

第二个在文档共同编辑与分享的过程中一定要控制好权限哪些可以编辑哪些人只能浏览这样避免文档被误伤误改还有如果说再严格一点文档只能在公司内部流转不能让他在公司外部流传出去权限可以控制

第三个如果这个文件很重要希望做好备份工作避免万一电脑坏了这个文件可能就丢失看不到了这些都是关于信息安全方面的一些小建议当然信息安全面牵涉很广以后有机会可以进行深入的探讨

最后说一下我们的口号“为员工提供有温度的IT服务为客户提供更高的价值”我的分享就到这儿为止

关键字CIO

本文摘自企业网D1Net

蓝色光标CIO毛磊高效在家办公指南 扫一扫
分享本文到朋友圈

关于我们联系我们版权声明友情链接广告服务会员服务投稿中心招贤纳士

企业网版权所有©2010-2020 京ICP备09108050号-6

^
重庆主帅:卓尔水平非常高 要创造球队赛季积分历史
詹姆斯被美媒体和网友狂骂!称他为钱跪舔中国
辣妹谈与小贝20年婚姻 被问到性生活她这样回答
砸手里了!曼联大水货表态不愿离队 还想拿冠军
至少5队愿替火箭接手保罗!3年1.24亿还有湖人
英超-阿圭罗助攻 丁丁伤退 曼城力擒热刺重登榜首
库里休战詹眉合砍19助攻 季前赛湖人血虐勇士
詹姆斯3双隆多压哨绝杀 湖人逆转绿军结束连败
求湖人让魔兽打先发吧!麦基这三个球实在辣眼
2019泰国“公主杯”马术比赛在曼谷举行
战弱旅王媛媛获郎平重点提拔 和姚迪配合需加强
约老师三节打卡篮板新高 掘金胜奇才取6连胜
那不勒斯主席宣布哈姆西克离队 将加盟大连一方
谁配得上C罗?梅西一拿奖 尤文今年注定吵个没完
近4战仅1胜!上港状态着实令人担忧 卫冕冠军该醒了
德容:梅西世界最佳该拿金球 巴萨此人帮我最多
国足小组形势:争第1基本无望 主场战菲律宾成关键
素质堪忧!韩国国青球员侮辱孙兴慜:乡巴佬!
仅差5582分!詹姆斯登顶历史第一时间表出炉
复出在望!绿军当家伤情无碍 明日可能出战